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稟議書の書き方を学ぼう

起案書や伺い書、などとも呼ぶことのある
稟議書」。

稟議書(りんぎしょ)は、起案・発案内容について会議を開いてまで
決定する必要のない事項を、関係者、上司、役員などに
回覧し決裁や承認を得るために提出する書類です。

只でさえ忙しい上司や経営者に、会議を開く手間や時間
をとらせないようにこのような形式がとられています。

稟議書は、関係者や上司、役員などがその書類をみて
内容が一目でわかるような物にし、書式を守り、完璧な物
に仕上げて提出したいものです。

では、稟議書の書式とは一体どういう物なのでしょうか。


ここでは、パソコンの購入についての稟議書(りんぎしょ)の書式を
例に説明したいと思います。

まず、

日付、起案者の部署名、氏名を記載し捺印を押します。

☆ 件名は「パソコンの購入について」

本文は、「表記物件について下記により購入いたしたく
お伺い申し上げます」のように簡潔でまとめます。

続いて、理由、商品名、メーカー名、購入先、購入数
金額等の必要事項を箇条書きで付け加えます。

理由は、このパソコンを購入することで会社にどのように
貢献できるのかを訴えるよりは、パソコンが無いため
現在どのような支障が生じているか、を訴えると効果的
です。

また、上司が決裁する際参考になる資料、具体的に
言うと、比較検討書・技術資料・実行計画書・
概算見積書、品物を購入する場合はカタログ、
これらを準備し稟議書に添付書類として添えると
良いでしょう。

稟議書本文は、あくまで簡潔に分かりやすく
最低でもA4用紙2,3枚に収めましょう。

一般的には会社によって稟議書書式フォームや
テンプレートが用意され、その書式に沿って作成を
行うことになるので、難しく考える必要はありません。

ただ、中には書式フォームなどを特別に用意していない
ところもありますので、その場合はインターネット上の
書式テンプレートサイトなどを参考にするのも良いと
思います。

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